Come ridurre le dimensioni d’un documento Word

Anche se viviamo in tempi nel quale è possibile trasmettere pochi KB in un battito d’occhio, vi sono comunque delle occasioni dove può essere necessario ridurre qualcosa il più possibile. Magari è richiesto per motivi tecnici, magari per rientrare in una cerchia di specifiche molto precise. Per certe cose il tutto sembra essere facile: per una foto, basta convertire il tutto in un formato JPG più compresso. In altri casi basta creare un archivio ZIP o RAR. Ma cosa si può dire a proposito d’un file Word?

I formati DOC e DOCX sono già di per sé molto ben ottimizzati. Il secondo in particolare è già particolarmente compresso, ma ciò non significa che non si può ulteriormente ottimizzare!

Vediamo perciò quali sono i migliori modi per ridurre le dimensioni d’un documento di Word, dalla compressione alla semplice ottimizzazione:

• Evitate d’includere i caratteri nel file

Quando usate dei Fonts (o caratteri) che non sono presenti negli altri PC ed è importante preservare la forma del testo, Word può integrare le informazioni necessarie per aprire il documento anche in assenza di questi caratteri. E’ tuttavia inutile se non vi è alcuna necessità di usare un simile sistema, soprattutto considerando che si vuole preservare la dimensione del documento il più possibile.

Aprite File, passate per le Opzioni e date un’occhiata fra le impostazioni che riguardano il salvataggio. Vi sarà presente una sezione chiamata “Fedeltà in caso di condivisione di…” ed è possibile indicare un testo in lavorazione o comunque tutti quelli in generale. Disabilitate la possibilità d’incorporare i caratteri.

• Usate “Salva con nome”

Quando si lavora regolarmente su un documento, Word salva un certo ammontare d’informazioni che non sono immediatamente evidenti. Questi sono le varie revisioni ed altri dati miscellanei che possono essere utili per recuperare il testo. Ma quando il lavoro è effettivamente finito e non c’è bisogno di recuperare null’altro, va anche bene salvare il documento tramite “Salva con nome” usando un altro nome per la creazione del documento. Le informazioni sulle versioni passate non verranno incluse (considerando che Word tratterà la copia del documento come un intero nuovo scritto).

• Disabilitate le revisioni

Come già detto, i documenti Word in genere conservano una buona quantità d’informazioni all’interno. Le revisioni tengono conto della formattazione, degli spostamenti e dei collegamenti.

Per disabilitare questa funzione, basta entrare in “Revisione” presente in alto e passare per “Revisioni”. Aprendo questa sezione sarà possibile trovare la scelta “Opzioni rilevamento modifiche”. Disabilitate tutto per rimuovere le informazioni memorizzate su questo merito.

• Comprimete le immagini inserite nel documento

Oltre il fatto che è una buona idea inserire l’immagine nel documento invece d’incollarla, è possibile anche comprimere il tutto. Basta cliccare sull’immagine e controllare in alto: fra gli strumenti immagine sarà disponibile la scelta “comprimi immagini”. E’ possibile di conseguenza ridurre la risoluzione per alleggerire il documento.