Come gestire le email automatiche con WooCommerce

Quando si ha il compito di gestire un sito web di e-commerce, poter contare su un sistema di automatizzazione per le e-mail permette di risparmiare diverso tempo e denaro. Esistono infatti, in particolar modo per chi utilizza WooCommerce, diverse soluzioni che permettono di ricevere e inviare comunicazioni riducendo al minimo l’intervento umano e procedure spesso ripetitive che vengono considerate come una vera e propria perdita di tempo. Non possiamo generale riferendosi a tutti i messaggi di posta, ma piuttosto parliamo di un discorso valido nel caso in cui si tratti di e-mail automatiche dovute ad avvenimenti specifici. Resi, completamento dell’ordine, richiesta di supporto, sono tutti esempi in cui è possibile utilizzare un servizio del genere, sia che si tratti dei clienti che per notificare il proprietario dello store. Funzionalità di email automation e di customer processing che vengono semplificate su WordPress grazie a degli strumenti che a breve vedremo come configurare al meglio. 

Configurare le e-mail automatiche nella dashboard

Avendo accesso a WooCommerce, è possibile gestire l’automatizzazione delle e-mail direttamente all’interno dell’area di amministrazione di WordPress. Seguendo la via WooCommerce > Impostazioni, si potrà accedere alla pagina dedicata alle impostazioni generali tra cui è possibile rintracciare anche la scheda Email. Cliccando su quest’area si accede per direttissima ad una nuova pagina, divisa in diverse sezioni, che consente di personalizzare le notifiche inviate automaticamente dal sistema, le opzioni di invio per le email, il template dei messaggi e le panoramiche via email. WooCommerce inoltre propone anche tutta una serie di email già preconfigurate pensate proprio per venire incontro alle esigenze di ogni attività di vendita. E non solo per i clienti interessati alla posizione e condizione del pacco, ma soprattutto per l’amministratore che potrà così ricevere comunicazioni riguardanti gli ordini e il loro eventuale cambiamento di stato per organizzare il tutto. Ogni variante può essere attivata o disattivata a seconda di quelle che sono le esigenze del venditore.

Configurare le diverse notifiche

Per poter configurare singolarmente ogni notifica si deve procedere cliccando sul pulsante “Gestisci” posto appena a fianco ad ogni singola azione, andando poi a selezionare le impostazioni disponibili tra cui:

• l’indirizzo di posta elettronica del destinatario;
• l’oggetto della notifica;
• l’intestazione dell’email;
• il contenuto aggiuntivo che viene visualizzato dopo il contenuto principale dell’email;
• il formato dell’email.

In automatico, l’indirizzo del destinatario corrisponde a quello dell’admin di WooCommerce ma può essere modificato a proprio piacimento, mentre per quanto riguarda invece le altre notifiche, l’indirizzo usato è naturalmente quello del cliente. Nei campi che invece si riferiscono all’oggetto, all’intestazione e al contenuto aggiuntivo possono essere compilati con un segnaposto, cioè stringe precompilate che prendono i dati direttamente dal database fornito come fonte. Dopodichè, sarà richiesto di scegliere il tipo di e-mail tra i tre formati proposti:

• Testo: cioè un messaggio privo di formattazione del testo e senza l’inserimento di immagini.
• HTML: con la possibilità di formattare tutte le componenti dell’email tramite il design scelto.
• Multiparte: con l’invio di entrambi i formati combinati; sarà poi il provider di posta elettronica utilizzato dal destinatario a stabilire quale formato deve essere mostrato al destinatario.